در صورتی که قولنامه یا مبایعه نامه در یکی از بنگاه‌های املاک و خودرو تنظیم شده باشد، شخص متقاضی می تواند به یکی از شیوه های زیر نسبت به تهیه نسخه جایگزین قولنامه مفقودی اقدام کند: 1- اگر قولنامه دارای کد رهگیری باشد، می تواند درخواست پرینت دوباره قرارداد از طریق سامانه ثبت معاملات و املاک کشور معروف به سامانه املاک نماید. ممکن است این امر نیازمند پرداخت هزینه ای به حساب اتحادیه مربوطه باشد که متقاضی باید بپردازد. در ارتباط با کد رهگیری این نکته ضروری است که، هر چند به موجب رأی وحدت رویه شماره ۱۲۱۸ مورخ ۱۳۹۳/۷/۱۴ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری ناظر به ابطال بخشنامه شماره ۱۱۸۳۹ـ ۷/۲/۱۳۸۸ سازمان امور مالیاتی کشور مبنی بر الزام به اخذ کد رهگیری برای دریافت مفاصا حساب مالیاتی؛ اخذ کد رهگیری برای طرفین معامله اختیاری شد، لکن با توجه به وجود هزینه درخواست آن؛ طرفین و مسئولین بنگاه‌ها ترجیح می دهند از آن صرف نظر نمایند مضافاً به این که برای ینگاه‌ها بار مالیاتی نیز دارد. 2- از بنگاه خواسته شود تا با اخذ رسید، نسخه موجود نزد خود را به متقاضی تحویل و خود نسخه کپی را بردارد. 3- در صورتی که از قبل نسخه کپی از قولنامه مفقودی در اختیار متقاضی باشد، می توان آن را به بنگاه ارائه تا ممهور به مهر نماید. 4- با تهیه تصویری از نسخه قولنامه ای که نزد طرف دیگر قرارداد است، هر دو را به یکی از دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر کل دادگاهها یا دفاتر خدمات الکترونیک قضایی ارائه تا نسخه کپی را تصدیق نماید.