سند عادی در چه شرایطی سند رسمی خواهد شد؟

با توجه به این که ارزش های سند مالکیت و تشخیص اصالت آن مسئله بسیار مهمی است امروز در این مقاله تصمیم گرفته ایم که به چگونگی بررسی این مسئله بپردازیم. همراه ما باشید!

تمام کسانی که برای خرید یک ملک اقدام می کنند، با چالش های زیادی روبه رو هستند. این چالش ها شامل انتخاب مناسب ترین ملک، روند قانونی و ایده آل معامله، سرانجام توافق برای خرید ملک و سند زدن می شود. نکته ای که این چالش ها را حیاتی تر می کند اصالت سند مالکیت است.

بررسی و تشیخص اصالت سند جزو موارد بسیار با اهمیت بوده و به هیچ عنوان نمی توان آن را نادیده گرفت. معمولا کارشناسان قبل از امضاء هر سند یا قراردادی بررسی اصلیت آن را واجب و ضروری می دانند. حتما باید قبل از سند زدن یک ملک نسبت به استعلام اصالت آن اقدام کرد و تقلبی یا اصل بودن آن را تشخیص داد.

سند رسمی به چه اسنادی گفته می شود؟

همانطور که در بالا هم گفتیم امروز ما در این مقاله قصد داریم انواع سند ملکی را مورد بررسی قرار داده تا به شما بگوییم کدامیک از آن ها طبق قانون جمهوری اسلامی ایران سند رسمی محسوب شده و چگونه می توان اصالت این سند ها را استعلام گرفت. 

 به موجب قانون آیین دادرسی مدنی تمامی سند هایی را که در دفتر اسناد رسمی، املاک و سازمان ثبت اسناد با توجه به مقرارت مربوطه و اختیارات موجود در این زمینه تنظیم و ثبت شده باشند، اسناد رسمی نامیده می شوند. به طور کلی اسناد ملکی به چندین دسته تقسیم شده که عبارت اند از اسناد تک برگی، سند شش دانگ، سند منگوله دار یا دفترچه ای، سند وقفی، سند وکالتی و سند ورثه ای.

نحوه تشخیص اصالت سند مالکیت

به طور کلی منظور از بررسی اصالت سند، بررسی جعلی یا اصلی بودن آن است. برای بررسی جعلی یا اصلی بودن سند باید استعلام گرفت. با استعلام یک سند می توانید بفهمید که آیا سند اعتبار دارد یا این که جعلی و فاقد اعتبار است. در تمامی معاملات اصالت سند قابل پیگیری بوده و حتی در برخی از آن ها این امر کاملا ضروری به شمار می رود. 

البته لازم به ذکر است که نحوه بررسی اعتبار و اصالت سند های مختلف با توجه به نوع آن ها با یک دیگر تفاوت دارد. با اقدام به بررسی اصالت سند مالکین علاوه بر این که اصالت سند تضمین می شود، مساحت، وضعیت بازداشتی، نوع کاربری، نام مالک و وضعیت رهن به طور دقیق مشخص می گردد. 

نحوه استعلام اصالت سند های تک برگی

همانطور که در بالا اشاره کردیم سند های تک برگی جزو اسناد رسمی به شمار می رود. این نوع اسناد طبق مصوبه های جدید دولت جایگزین اسناد منگوله دار شده و تمامی ملاحظات ایمنی در آن ها را رعایت می شود. صدور اسناد تک برگی با امنیت بالا و به شکل کامپیوتری انجام گرفته و نقشه کروکی ملک هم در آن وجود دارد. 

اسناد تک برگی به دلیل امنیت بالا در صدور از معتبرترین اسناد ملکی هستند و جعل آن ها بسیار سخت است. با این وجود بازهم برای اطمینان باید اصالت آن را مورد بررسی قرار داد. البته لازم به ذکر است که زمان انتقال سند در دفتر اسناد رسمی اصالت سند مورد بررسی قرار گرفته اگر سند از اعتبار برخوردار بوده و جعلی نباشد، انتقال سند انجام می شود. 

البته اصالت سند مالکیت بیشتر از هر چیزی هنگام خرید وکالتی یک ملک و تنظیم مبایعه نامه اهمیت پیدا می کند. در واقع باید بگوییم که در خرید وکالتی انتقال سند صورت نخواهد گرفت. این معاملات بسیار رایج بوده و در میان مشاورین املاک با اصطلاح کلیدی شناخته می شوند.

به عبارت دیگر در چنین معامله هایی خرید ملک تنها با مدارکی که فرد در اختیار داشته به همراه تمامی مبایعه نامه های قبلی انجام شده و به طور کلی در این بین سندی وجود ندارد. در چنین مواقعی برای دریافت سند مالکیت تنها باید از طریق مراحل قانونی و مراجع قضایی ذی صلاح اقدام کرد. 

اما به هر حال استعلام سند مالکیت از طریق راه حل های زیر امکان پذیر است:

• مراجعه به وب سایت

یکی از راه حل های استعلام سند تک برگ از طریق مراجعه به وب سایت است، این راه کاملا رایگان بوده و هر کس می تواند به راحتی آن را انجام دهد. برای این منظور باید وارد وب سایت www.ssaa.ir شده و در پنل مربوط به خدمات الکترونیکی این وب سایت باید به دنبال گزینه استعلام ثبت و پس از آن گزینه اثبات اصالت سند مالکیت باشید. 

در صورت انجام این مراحل شما می توانید از اعتبار سند ملکی خود آگاه شوید. برای بررسی و استعلام اصالت سند از طریق وب سایت شما به اطلاعاتی که در زیر نام می بریم احتیاج دارد، تمامی این اطلاعات در سند ذکر شده اند.

شماره ملی

واحد ثبتی

 استان

شماره فرعی

شماره اصلی

شماره دفتر املاک الکترونیک 

شماره دفتر املاک

تائید اصالت سند به صورت اینترنتی

شماره صفحه

• مراجعه به دفتر اسناد رسمی به صورت حضوری

مراجعه به دفتر خانه هم یکی از دیگر از راه حل هایی است که می توان از طریق آن به اصالت سند پی برد. البته که این روش دردسرهای بیشتری را به دنبال داشته و حتی در برخی مواقع نمی توان این کار را انجام داد. با این اوصاف ما پیشنهاد می کنیم که همواره از طریق سامانه اختصاص داده شده به این مسئله اقدام نمایید.

چگونگی استعلام اصالت اسناد منگوله دار

سندهای دفترچه ای که در قدیم برای املاک صادر می شدند، نوعی دیگر از اسناد رسمی هستند. به دلیل وجود تکه سرب پلمپی که به دفترچه آویزان است، این نوع اسناد را اسناد منگوله دار می نامند.

اسناد منگوله دار پلمپ بوده و به همین دلیل از اعتبار و ارزش بالایی برخوردارند. اما با این اوصاف در برخی اوقات نقوص متعددی مانند عدم درج موقعیت جغرافیایی ملک و آدرس دقیق دیده می شود. این مسئله باعث شده اعتبار این نوع از سند ها از اسناد تک برگی کمتر باشد. سند های منگوله دار راحت تر از اسناد تک برگی جعل می شوند، این هم یکی از دلایل میزان اعتبار کمتر آن ها به شمار می رود.

در ثانی اسناد منگوله دار به صورت دستی نگارش می شوند؛ از همین رو این اسناد ممکن است که خوانایی کافی نداشته یا حتی در طول زمان نوشته های درون آن ها از بین رود. به دلیل وجود این مشکلات در سال 1390 مصوبه ای در مجلس صورت گرفت که به موجب این مصوبه سندهای منگوله دار جای خود را به اسناد تک برگ دادند.

به هر حال به منظور استعلام گرفتن از اسناد منگوله دار باید از طریق دفتر اسناد رسمی اقدام کرد. استعلام اصالت چنین اسنادی از طریق پایگاه اینترنتی امکان پذیر نبوده و تنها می توان از طریق مراجعه به دفاتر سندهای رسمی این کار را انجام داد. تمامی مراحل استعلام اسناد منگوله دار در دفاتر اسناد رسمی تنها 24 ساعت طول خواهد کشید.

بررسی اصالت سند ملک از پلاک ثبتی

تطبیق وضعیت ملک با مشخصات آن یکی از اقدامات اولیه برای انجام معامله است. به عبارتی دیگر باید تمامی مشخصات سند ثبتی ملک را با پلاک ثبتی ملک تطبیق داد. برای این منظور هم تنها باید به وب سایت مربوط به شهرداری محل قرار گیری ملک مراجعه کرد. 

با ذکر مثالی سعی می کنیم این مسئله را برای شما شفاف سازی کنیم، فکر کنید که می خواهید یک آپارتمان را در تهران معامله کنید. هنگام بازدید از آن آپارتمان اگر دقت کرده باشید زیر پلاک شهرداری کدی هشت رقمی درج شده که معمولا آن را کد نوسازی شهرداری می گویند. 

این کد را یاد داشته کرده و در سامانه مربوط به پرداخت عوارض وارد کنید، بدین ترتیب اطلاعات مربوط به آن آپارتمان را به دست خواهید آورد. به عبارت دیگر این عدد هشت رقمی پلاک ثبتی ملک به شمار رفته و به موجب آن می توان اطلاعاتی مانند نام مالک، آدرس دقیق ملک، شماره منطقه، محله، بلوک و شماره ساختمان، مساحت بنا، مساحت زمین، پلاک ثبتی و ... را به راحتی پیدا کرد. با انجام این کار اصالت سند هم برای شما روشن خواهد شد. 

نحوه استعلام گیری سند ملکی با کد ملی

گاهی اوقات افراد به بهانه های مختلف می خواهند آنچه را که به نامشان است را مورد بررسی قرار دهند. حتی برخی اوقات بعد از انجام یک معامله فرد می خواهد اطمینان یابد که سند به صورت رسمی به نام اوست. به هر حال به دلایل مختلفی افراد می توانند برای استعلام سند از طریق سازمان ثبت اسناد اقدام نمایند. 

در این باره بهتر است که بدانید تنها نماینده قانونی فرد و خود او می توانند با کد ملی استعلام سند را انجام دهند. به هیچ عنوان امکان استعلام سند مالکیت توسط شخص دیگری که کد ملی را در اختیار دارد، امکان پذیر نخواهد بود. مالک و یا نماینده قانونی او در صورت داشتن حکم رسمی از سوی مرجع قضایی می توانند این کار را انجام دهند.

مدارک لازم به منظور استعلام اسناد رسمی

مهم ترین مدرکی که برای این منظور نیاز است کارت ملی است. به منظور گرفتن استعلام تنها باید کارت ملی خود را به همراه داشته باشید. برای انجام این کار باید به یک دفترخانه اسناد رسمی مراجعه و فرم مربوط به استعلام دارایی را پر کرده و در اختیار دفتر اسناد قرار دهید. 

دفتر اسناد خود پروسه قانونی مربوط به استعلام را انجام خواهد داد. به طور کلی استعلام شهرداری 2 روز، استعلام مربوط به ثبت 1 روز و استعلام اداره اوقاف و آستانه ای و دارایی تقریبا 10 روز طول می کشد.

سخن آخر

بدون شک املاک جزو مهم ترین پشتوانه های مالی افراد به شمار رفته که در طی زمان ارزش خود را از دست نمی دهد. این مسئله حساسیت های موجود در انجام یک معامله را بالا برده و به همین علت باید دقت زیادی به خرج داد؛ از همین رو باید قبل از امضاء یک قرار داد و پرداخت وجوه مربوط به معامله از اصالت سند اطمینان حاصل کرد.