امکان دارد برای شما نیز رخ داده باشد که اسناد و مدارک خود را گم کنید؛ و یا در هنگام اتفاقی از جمله آتش سوزی دچار حریق گردد و یا بر اثر یک حادثه از بین رفته باشد و دیگر اثری از آن باقی نماند. در چنین شرایطی چه خواهید کرد؟
مالکانی که اسناد خود را گم کرده‌اند و یا از بین رفته است، این امکان را دارند که از اداره ثبت محل استقرار ملک نسبت به صدور سند مالکیت المثنی درخواست کنند. در این شرایط بر اساس تبصره یک ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت مصوب بهمن ۱۳۵۳ بشرح ذیل می‌بایست اقدام نمایند:
مالک می‌بایست درخواست صدور المثنی سند را به همراه دو فرم استشهادیه تنظیم شده، که نمونه آن را از اداره ثبت محل اخذ می‌کند؛ ضمن اعلام نحوه از بین رفتن یا گم شدن سند ( از جمله سوختن سند، سرقت سند، گم شدن سند و…) به اداره ثبت محل تقدیم کند.
در ادامه به بررسی بیشتر پیگیری اسناد و مدارک از بین رفته خواهیم پرداخت. همراه ما باشید.
مراحل پیگیری اسناد و مدارک از بین رفته
در ادامه مطلب فوق، باید بیان کنیم که فرم استشهاد از بین رفتن سند می‌بایست؛ حداقل به امضاء 3 نفر گواه رسیده باشد و کلانتری یا دفاتر اسناد رسمی هویت و امضاء آنها را گواهی کرده باشد.
بعد از دستور ثبت تقاضای سند المثنی مسئول اداره در دفتر نماینده، آن را به منظور پیوست کردن به پرونده و به ترتیب اقدام به بایگانی و دفتر املاک ارجاع می‌دهد. تقاضای سند المثنی همراه با ضمائم بعد از ثبت در دفتر نماینده به بایگانی ارسال خواهد شد و پرونده مربوطه از ردیف خود خارج شده و همراه با درخواست به دفتر املاک به منظور اقدام ارسال می‌گردد.
در این مرحله، متصدی دفتر املاک؛ پرونده را مورد بررسی قرار می‌دهد و یک بخشنامه مبنی بر اعلام فقدان سند مالکیت (از بین رفتن سند) دستور به دفاتر اسناد رسمی تابعه تنظیم می‌کند. طی بخشنامه مذکور بایستی ادعای فرد متقاضی مبنی بر نحوه از بین رفتن سند مالکیت و همچنین مشخصات ملک و نام آخرین مالک درج گردد.
این بخشنامه بعد از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن از طریق متصدی دفتر نماینده به دفاتر اسناد رسمی تابعه فرستاده می‌شود.
نحوه برآورد ارزش ملک برای صدور سند المثنی
در شرایطی که مالک ملکی که درخواست صدور سند المثنی آن مطرح شده است، مدعی شود که ارزش ملک وی کمتر از حد نصاب لازم به منظور انتشار آگهی است ( در حال حاضر ۰۰۰‚۵۰۰ ریال ) مسئول اداره دستور بررسی ملک را صادر خواهد کرد.
در صورتی که ملک از شعاع ۳۰ کیلومتری خارج بوده و ماموریت فوق‌العاده و هزینه سفر به نقشه بردار ارزیاب تعلق بگیرد، شخص متقاضی صدور سند المثنی می‌بایست آن را بپردازد.
در این شرایط پرونده به حسابداری ارجاع داده می‌شود و مسئول حسابداری فوق‌العاده، نقشه بردار ارزیاب را بر اساس مقررات محاسبه خواهد کرد.
سپس قبض سپرده را صادر کرده و به منظور تودیع در بانک به شخص متقاضی تقدیم می‌کند. وی بعد از تودیع در بانک نسخه مربوطه را به هداره ثبت عودت می‌دهد تا ضمیمه پرونده گردد.
بعد از آن نقشه بردار ارزیاب به همراه فرد متقاضی به منظور مشاهده ملک به محل استقرار آن رفته و بعد از رویت ملک آن را بر حسب قیمت آن منطقه مورد بررسی قرار می‌دهد. در نهایت گزارش ارزیابی ماموریت را به مسئول اداره تسلیم می‌کند.
پس از آن که گزارش مزبور بررسی شد چنانچه ارزش ملک از ۰۰۰‚۵۰۰ ریال بیشتر تشخیص داده شده باشد، پرونده به منظور محاسبه و دریافت هزینه انتشار آگهی و همچنین پرداخت حق ماموریت نقشه بردار ارزیاب به بخش حسابداری ارسال می‌گردد.
متصدی حسابداری هزینه انتشار آگهی فقدان سند را محاسبه کرده و قبض لازم را صادر می‌کند. سپس به منظور تودیع در بانک به شخص متقاضی تقدیم و وی هزینه انتشار را در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن افتتاح شده است تودیع و نسخ لازم را به حسابداری عودت می‌دهد تا به پرونده ضمیمه گردد.
علاوه بر این حق ماموریت نقشه بردار ارزیاب هم بر اساس دستور مسئول اداره پرداخت خواهد شد.
مراحل انتشار آگهی فقدان سند مالکیت
مسئول دفتر املاک با بررسی محتویات پرونده و ثبت دفتر املاک، اقدام به تنظیم آگهی مفقود شدن سند مالکیت می‌کند.
در این آگهی می‌بایست اطلاعات کاملی از مالک اعم از شماره پلاک و محل استقرار ملک و همچنین نحوه از بین رفتن سند مالکیت و معاملاتی که در سند مالکیت به ثبت رسیده است درج گردد.
بعد از امضای مسئول اداره و قید شماره در آن، مسئول دفتر نماینده آگهی به منظور انتشار در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار یا محلی به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال خواهد کرد.
نکته: آگهی فقدان سند طی 2 دوره و در فاصله بیش از 10 روز می‌بایست در روزنامه منتشر گردد و در آن ذکر شود که بعد از انتشار دوره 2 به مدت 10 روز در صورتی که شخصی به آن معترض باشد، این امکان را دارد که به اداره ثبت محل اعلام کند و با پایان مهلت مقرر و عدم وارد شدن اعتراض سند مالکیت المثنی صادر خواهد شد.
بعد از فرستاده شدن آگهی به اداره ارشاد اسلامی محل پرونده به منظور ضبط به بایگانی ارجاع داده شده و تاریخ مراجعه بعدی شخص متقاضی مشخص و به وی اعلام خواهد شد.
پس از دریافت روزنامه که آگهی در آن چاپ شده است و مطابقت آن با پیش نویس، مسئول دفتر املاک چنانچه اشتباهی در چاپ آن صورت نگرفته باشد، مراتب درستی و صحت انتشار آگهی گواهی شده و به همراه پرونده به منظور ضبط تا پایان مهلت اعتراض به بایگانی عودت داده می‌شود.
بعد از اتمام مهلت واخواهی و عدم وارد شدن اعتراض و مراجعه شخص متقاضی، پرونده بایگانی شده به دفتر املاک ارجاع داده می‌شود. در این مرحله مسئول دفتر املاک پرونده را مورد بررسی قرار می‌دهد و بعد از تایید مسئول دفتر بازداشتی مبتنی بر عدم بازداشت مسئول مربوطه حکم تنظیم سند مالکیت المثنی را صادر می‌کند.
سپس پرونده به منظور پرداخت ارزش دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال شده و مامور حسابداری ارزش دفترچه سند را به صورتی که در مطالب فوق به آن اشاره شد، دریافت کرده و پرونده را به همراه یک نسخه قبض در قالب دریافت ارزش سند مالکیت به دفتر املاک ارسال می‌کند.
در این مرحله مسئول دفتر املاک سند مالکیت المثنی را تنظیم و بخشنامه مورد نیار مبتنی بر صدور سند مالکیت المثنی را خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه صادر کرده و مراتب را در بخش ملاحظات دفتر املاک و پیش نویس سند مالکیت اولیه درج می‌کند.
سپس متصدی مربوطه، سند مالکیت تنظیم شده؛ بخشنامه و مراتب درج شده در دفتر املاک را امضا می‌کند و بخشنامه بعد از قید شماره بر آن توسط مسئول دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه فرستاده می‌شود.
در انتها پرونده به منظور تحویل سند به بخش بایگانی ارسال می‌شود. در این مرحله سند ابتدا نخ کشی و پلمپ و بعد از ثبت در دفتر تحویل سند حین احراز هویت فرد متقاضی که اصولا با بررسی شناسنامه وی تحقق می‌یابد در ازای دریافت رسید در دفتر تسلیم سند و پیش نویس سند مالکیت اولیه، به وی تقدیم و پرونده در قسمت خود ضبط می‌گردد.
مدارک پیدا شده در ثبت احوال
با در نظر گرفتن اینکه یک سری از مدارک هویتی اشخاص، از طریق افراد دیگری پیدا می‌شود و این اسناد و مدارک به ثبت احوال تقدیم می‌شوند. آن دسته از افرادی که مدارک و اسناد خود را گم کرده‌اند، خواهند توانست در سازمان ثبت احوال کشور به سایت مدارک پیدا شده مراجعه نموده و مدارک و اسناد یافت شده در ثبت احوال را مشاهده کنند.
به منظور مشاهده مدارک و اسناد پیدا شده در سازمان ثبت احوال کشور، لازم است تا اشخاص به سایت سازمان ثبت احوال کشور مراجعه نموده و مراحل مرتبط با مشاهده مدارک یافت شده در این سازمان را سپری کنند.در ادامه نحوه ورود به سایت مشاهده مدارک پیدا شده در سازمان ثبت احوال کشور و همچنین راهنمای مشاهده مدارک پیدا شده در سازمان ثبت احوال کشور را بیان خواهیم کرد.
چگونگی ورود به سایت مشاهده مدارک پیدا شده در سازمان ثبت احوال کشور
مفقود شدن برخی از مدارک هویتی و یا اسناد مهم دیگر اشخاص، امکان دارد برای اشخاص مشکلاتی را فراهم کند. از سویی هم دریافت سند المثنی، کارت ملی هوشمند، المثنی شناسنامه و یا سایر مدارک و اسناد مفقود شده؛ کار راحتی نیست.
به همین دلیل، به طور معمول اشخاصی که مدارک و اسناد مختلف افراد دیگر را پیدا می‌کنند، این مدارک را به سازمان ثبت احوال کشور تقدیم کرده تا در اسرع وقت این مدارک به دست صاحبانشان برسد.
کلیه مدارکی که به سازمان ثبت احوال کشور تحویل داده می‌شوند، در سایت سازمان ثبت احوال کشور در معرض نمایش قرار می‌گیرند.
از این رو کلیه اشخاصی که مدارک خویش را گم کرده‌اند، این امکان را خواهند داشت تا با ورود به سایت سازمان ثبت احوال کشور به نشانی https://www.sabteahval.ir/ مراحل مشاهده مدارک پیدا شده در سازمان ثبت احوال کشور را پشت‌سر گذارند.
با در نظر داشتن اینکه اطلاعات مرتبط با مدارک یافت شده در سازمان ثبت احوال، در سایت سازمان ثبت احوال کشور به ثبت می‌رسد، اشخاص این امکان را دارند که بدون مراجعه حضوری و صرفا با رجوع به سایت مشاهده مدارک پیدا شده، مدارک و اسنادی که در سازمان ثبت احوال ثبت شده‌اند را مشاهده نمایند.
بدین منظور می‌بایست اشخاص به سایت مشاهده مدارک یافت شده در سازمان ثبت احوال کشور مراجعه کنند.
نحوه ورود به سایت مذکور به شرح زیر است:
- به منظور ورود به سایت اسناد و مدارک یافت شده در ثبت احوال کشور، می‌بایست توسط یکی از مرورگرهای تلفن همراه خود و یا سیستم کامپیوتری خود بهره‌گیری کنید.
- در فیلد جستجوی گوگل گزینه سایت سازمان ثبت احوال کشور را جستجو کرده تا این سایت برای شما جستجو شود.
- در اين مرحله روی نخستین سایتی که با عنوان سایت سازمان ثبت احوال کشور جستجو شده است، کلیک کرده تا وارد سایت اصلی سازمان ثبت احوال کشور گردید.
- در این مرحله، لازم است که از بین منوی بالای سایت روی عبارت میز خدمت الکترونیکی کلیک کرده تا خدمات الکترونیکی برای شما به نمایش داده شوند.
- در آخر در میان گزینه‌های نمایش داده شده، روی عبارت مدارک پیدا شده کلیک کرده تا وارد سایت مشاهده مدارک یافته شده در سایت سازمان ثبت احوال کشور گردید.
راهنمای پیگیری مدارک پیدا شده در سازمان ثبت احوال
- در مرحله نخست، سایت سازمان ثبت احوال کشور به نشانی https://www.sabteahval.ir/ را در گوگل جستجو کرده و به آن وارد شوید. پس از آن بایستی وارد به قسمت مربوط به خدمات الکترونیکی این سایت و قسمت مدارک پیدا شده شوید.
- در اینجا در قسمت مشخص شده کد ملی خود را وارد کنید. کد امنیتی نمایش داده شده در صفحه را با دقت وارد کرده و بر روی عبارت جستجو کلیک کنید.
- در بخش پایین سایت، پیامی را از طرف سایت مشاهده خواهید کرد. چنانچه در سازمان ثبت احوال کشور مدارک و اسنادی با کد ملی شما دریافت گردیده باشد، در این بخش به شما نمایش داده خواهد شد. در غیر این حالت، شما می‌توانید نسبت به اعلام مفقودی مدارک و اسناد مورد نظر خود در سایت ثبت احوال اقدام کرده و مدرک المثنی اخذ کنید.
