چه اطلاعاتی درباره صدور سند دارید؟

قطعا اسم سند و کلمه صدور سند را بارها شنیده اید. اما آنچه در این باره حائز اهمیت است، نحوه صدور سند، درخواست صدور سند، انواع سند و آگاهی از طی کردن مراحل دریافت سند می باشد. ما در این بخش می خواهیم شما را با این موضوعات، آشنا کنیم. امیدواریم مطالب ما برای شما مفید و آموزنده باشند. در ابتدا با معانی سند آشنا می شویم. 

سند در لغت نامه عمید این چنین بیان شده است: چیزی که افراد بتوانند به آن اعتماد کنند. نوشته ای که وام یا طلب شخصی را برای دیگران به اثبات رساند، یا مسئله ای را برای دیگران روشن کند. ( قابل تفهیم کند.) سند در قانون مدنی و مطابق ماده 1248 این چنین بیان شده است: نوشته ای که قابل استناد باشد. در واقع سند نوشته است که هر دو طرف مدعی و دعوی، بتوانند از آن در محاکمه استفاده کنند. 

در واقع منظور از (نوشته بودن) سند در مطالب فوق، اشاره به نکات زیر است:

1. اگر سند شفاهی و غیر مکتوب باشد، نامعتبر است. 
2. امکان دارد سند روی هر چیزی نوشته شده باشد: صفحه کاغذی، چوبی، آجری، سنگی، پارچه ای یا حتی فلزی.
3. ممکن است سند دارای خطوط رمزی و علامت های قراردادی باشد.

آشنایی با انواع سند رسمی و عادی

1. 1. سند رسمی: شامل اسنادی می شود که توسط اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی، ثبت می شوند. در واقع اسنادی که توسط مامورین قانون و بر اساس قوانین و مقررات تنظیم می شوند، اسناد رسمی نام دارند. در قانون مدنی طبق ماده 1289 (در قسمت فوق توضیح داده شد)، غیر از اسناد مذکور در ماده 1287 سایر اسناد عادی محسوب می شوند. تاریخ تنظیم در اسناد رسمی اهمیت بسیار دارد، حتی اگر علیه شخص ثالث باشد. درمورد وراث و طرفین و حتی قائم مقام آن ها، اسناد رسمی معتبر شناخته می شوند. 
   2.  سند عادی: ممکن است شما درخواست صدور سند نمایید اما سند شما رسمی تلقی نشود و از نوع (سند عادی) باشد. اسنادی که توسط مامورین رسمی اعم از: مامورین وزارتخانه، شهرداری، دادگستری، وکلا  یا در دفاتر اسناد رسمی، یا اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم نشده باشند، همچنین صلاحیت آن ها بر اساس مقررات قانون نباشد، اسناد عادی نام دارند. اگر سند عادی شامل نسخه های دیگری باشد و هر کدام از آن ها دارای یک امضا اصل باشند، معتبر محسوب می شوند. تاریخ اسناد عادی زمانی معتبر محسوب می شود که : اشخاصی که در تنظیم آن شرکت داشته اند؛ ورثه آنان باشند، یا به نفع وی وصیت شده باشد. 

صدور سند به غیر از رسمی و عادی

• سند عادی در حکم سند رسمی: بر اساس ماده 1291 قانون مدنی شرایطی پیش بینی شده تا یک سند عادی حکم سند رسمی را داشته باشد. در این صورت، به دلیل شرایطی که قانون ذکر کرده؛ سند عادی می‌تواند، اعتبار سند رسمی را پیدا کند. بر اساس این ماده : " اسناد عادی در 2 مورد اعتبار سند رسمی را خواهند یافت:

1- طرفی که سند علیه او اقامه شده است، صدور آن از منتسب الیه را تصدیق کند ؛

2- در محکمه ثابت شود که طرفی که سند را تکذیب کرده، در واقع مهر یا امضا کرده است " .

• • سند لازم الاجرا: این نوع اسناد همانطور که از نام‌شان پیداست، جنبه اجرایی دارند. پس اگر بعد از صدور سند متوجه شُدید سند شما از نوع لازم الاجراست؛ دیگر نیازی به اجازه مراجع قضایی ندارید. زیرا باید موارد موجود در آن اجرا گردد. انواع اسناد لازم الاجرا شامل: اسناد رسمی مربوط به معاملات اموال غیرمنقول ثبت شده، اسناد رسمی راجع به دیون و اموال منقول و قباله نکاح، تعهدات ضمن عقد مندرج در قباله نکاح و سند طلاق می‌شوند. 
  • سند در حکم لازم الاجرا: اسناد رسمی دارای مزایای متعددی هستند که یکی از آن ها، لازم الاجرا بودن می‌باشد. وقتی می‌گوییم این سند در حکم لازم الاجرا قرار دارد؛ یعنی فقط اجرایی بودن، تنها مزیت آن محسوب می‌شود. چک «در حکم سند لازم‌الاجرا» قرار دارد. 

مراحل تنظیم و  صدور سند رسمی

1. 1. ابتدا باید به دفاتر اسناد رسمی یا اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه نمایید.
   2. مسئول دفتر باید هویت شما را با شناسنامه و مدارک ارائه شده شناسایی کند. 
   3. اگر شما و طرف معامله به شخص دیگری وکالت داده باشید، باید وکالت نامه به مسئول دفتر ارائه شود. تا مدیر دفتر از میزان اعتبار وکالت نامه و وکیل اطمینان پیدا کند.
   4. اگر مدیر دفتر در احراز هویت شما دچار شک و تردید شود 2 حالت دارد:

1. باید دو نفر مورد اعتماد و معتبر به صورت حضوری هویت شما را تایید کنند. همچنین مدیر دفتر باید این مسئله را  در دفتر ثبت کند و از شاهدین امضا بگیرد.
2. اگر هم این افراد وجود نداشتند. همچنین شهود کر و لال و کور و کودک هم در دسترس نبود. یا حتی شخصی از طرفین معامله نیز وجود نداشته باشد. مسئول دفتر، ثبت سند را انجام نمی دهد.

نکات مهم هنگام  صدور سند ملک

1. 1. خریدار و فروشنده باید در روز مشخص شده، در دفاتر اسناد رسمی یا اداره اسناد و املاک حضور پیدا کنند. اگر آن روز تعطیل باشد، باید فردای آن روز مراجعه کنند. 
   2. شخص خریدار ملک، باید مبلغ پرداختی را به صورت چک یا پول نقد فراهم کند.
   3. خریدار باید از شروع ساعت اداری در دفتر اسناد رسمی حضور پیدا کند، چنانچه اگر فروشند نیامد؛ بتواند از مسئول دفتر گواهی عدم حضور بگیرد. 
   4. مهمترین نکته قبل از تنظیم سند رسمی، مطالعه دقیق مطالب پیش نویس توسط طرفین و آگاهی از تمامی جزئیات و نکات ذکر شده می باشد. تا همه نکات به درستی ثبت شده باشند. 
   5. فروشنده موظف است، رسید تسویه حساب فیش آب، برق و گاز را به خریدار تحویل دهد.
   6. خریدار موظف است، رسید دریافتی پول را با تمام جزئیات از فروشنده دریافت کند.
   7. اگر ملک سند صلح دارد، باید شخصی که سند صلح به نامش است، در روز تنظیم سند به دفترخانه مراجعه کند. تا سند را ابطال کنند و خریدار مالک عین و منافع آن شود. 
   8. ملک در رهن بانک یا بازداشت نباشد.
   9. تا زمانی که پرداخت کامل مبلغ ملک، صورت نگرفته؛ سند رسمی برای خریدار تنظیم نخواهد شد. 

قولنامه چیست؟ 

1. 1. قولنامه از جمله قرارداد های معتبری است که هنگام  صدور سند می توان از آن استفاده کرد. 
   2. در قولنامه طرفین ( خریدار، فروشنده) قبول می کنند که شرایط لازم برای بستن قرارداد در زمان آینده را فراهم آورند. 
   3. قدرت الزام قرارداد و دریافت وجه التزام از دیگر ویژگی های قولنامه است. 

درخواست صدور سند از طریق قولنامه

1. 1. خریدار باید از وثیقه نبودن و رهن نبودن ملک آگاهی پیدا کند.
   2. خریدار باید ملک را از نزدیک ببیند.
   3. خریدار باید از طریق کد رهگیری مطمئن شود، ملک به شخص دیگری فروخته یا معامله نشده است.
   4. قولنامه باید در سه بخش تنظیم شود، از تنظیم دستی قولنامه بدون شروط پرهیز شود.
   5. در قولنامه به امضا خریدار، فروشنده، صاحب بنگاه، دو نفر شاهد احتیاج است. 
   6. باید از مجوز بنگاه از سوی اتحادیه مطمئن باشید، همچنین مبلغ دریافتی حق بنگاه در قولنامه نوشته شود.
   7. بهتر است مشخصات مال مورد معامله را با مشخصات داخل سند تطبیق دهید. 
   8. اگر امضا کننده وکیل یا نماینده مالک می باشد، باید از نمایندگی قانونی وی اطمینان حاصل کنید.
   9. اگر مال یا ملکی که مورد معامله قرار می گیرد، به روش ارث به فروشنده رسیده باشد، برای فروش به دو مدرک احتیاج دارد:1- گواهی انحصار وراثت 2- تسویه حساب مالیات بر ارث

مراحل درخواست صدور سند برای اموال قولنامه ای

1. 1. تهیه مدارک لازم شامل: املاک قولنامه ای ، املاک دارای سند مشاع
   2. فایل UTM  تهیه نقشه ملک با مختصات مربوط به آن 
   3. فراهم کردن برخی مدارک مانند: اصل شناسنامه و کارت ملی، کپی از سند مالکیت اولیه ملک، اصل و کپی تمام قولنامه های استنادی تا با ملکی که سند به نام وی صادر شده است، اصل سند مالکیت در اسناد مشاع متقاضی، کپی صفحات اول، دوم و سوم صفحه حدود ملک، توضیحات و صفحات انتقالات UTM.  نقشه تهیه شده با مختصات، فرم تکمیل شده گواهی تعیین مختصات ملکی ،فیش بانکی پرداخت هزینه
   4. تکمیل فرم درخواست پذیرش  یا فرم اولیه، دریافت شماره ورود به سامانه
   5. ورود به قسمت تکمیل درخواست: در این قسمت یا شماره دریافتی مرحله قبل و کد ملی با مراجعه به کافی نت یا دفاتر اسناد رسمی با ارائه کدملی، فرم درخواست مرحله قبل را پر کنید. 
   6.  ارسال مدارک به واحد ثبتی پس از تکمیل درخواست و ارسال مدارک به واحد ثبتی از دفتر پستی کد رهگیری 20 رقمی دریافت کنید. 
   7. ورود مجدد به سامانه، با وارد کردن شماره کد رهگیری 20 رقمی و شماره کدملی و شماره ورود
   8. مرحله نهایی پایان دادن به ثبت نام و دریافت شماره پرونده